Digitale Archivierung


Digitale Archivierung

Bei der Digitalisierung nutzt RECK+GASS das Dokumenten-Management-System (DMS) der Firma DocuWare. Für dieses DMS sprechen viele Gründe. Alle anfallenden Dokumente werden zentral erfasst sowie geordnet abgelegt. Die zentrale Archivierung aller Dokumente ermöglicht es, wichtige Geschäftsinformationen auf Knopfdruck zur Verfügung zu stellen und Prozesse übersichtlich zu gestalten sowie zu automatisieren.

Das elektronische Dokumenten-Management erlaubt es den Mitarbeitern, dasselbe Dokument zu lesen, es zu teilen, zu bearbeiten - beispielsweise die Prüfung von Rechnungen und deren Freigabe. Weiterhin können somit bei Anfragen zu Bestandsprojekten (Umbauten, Lastveränderungen etc.) schneller die notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden.

Die Vorteile der Digitalisierung liegen auf der Hand: Ein DMS führt zu einer höheren Effizienz und Produktivität. Das Stichwort lautet: "Finden statt suchen". Zudem bringt der Umstieg auf ein elektronisches Dokumenten-Management-System hohe Einsparungen bei der Dokumentenablage mit sich und gleichzeitig sinken die Kosten für Kopien, Ausdrucke oder Versand.

Zudem hilft DMS, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für die Dokumente einzuführen. Und es ermöglicht, behördliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen. Schließlich stellt das elektronische Dokumenten-Management sicher, dass das Unternehmen auch bei Katastrophen wie beispielsweise Feuer keine Ausfallzeiten hat.